Na odontologia, a precisão é tudo. Um milímetro pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de um procedimento. No entanto, muitos dentistas de alta performance clínica acabam negligenciando a precisão na área fiscal do seu consultório, onde um pequeno deslize pode causar uma hemorragia financeira ou uma grave infecção com a Receita Federal. Conhecer os erros fiscais que dentistas mais cometem é o melhor procedimento preventivo para a saúde do seu negócio.

Pense neste artigo como um check-up fiscal completo. Vamos iluminar as áreas de risco mais comuns na sua operação diária, muitas das quais você pode estar cometendo sem nem mesmo perceber.

O objetivo não é assustar, mas sim equipá-lo com o conhecimento necessário para proteger seu patrimônio, evitar multas pesadas e, o mais importante, ter a paz de espírito para focar no que você faz de melhor: cuidar dos seus pacientes.

Erro 1: Misturar as Finanças Pessoais com as do Consultório

É o erro mais básico e um dos mais perigosos. Usar sua conta corrente pessoal para pagar os boletos de fornecedores, receber de pacientes e depois pagar o supermercado.

• O Risco: Além da completa desorganização, essa mistura torna impossível fazer uma gestão financeira séria. Para a Receita Federal, essa “confusão patrimonial” é um prato cheio. Na malha fina, como você vai provar que a viagem de férias não foi paga com dinheiro não declarado da clínica?
• A Solução: Princípio da Entidade. Crie uma conta bancária exclusiva para o consultório (seja você CPF ou, idealmente, CNPJ). Todas as receitas e despesas da clínica devem transitar por essa conta. É o primeiro passo para o profissionalismo.

Erro 2: Insistir no Carnê-Leão com Faturamento Crescente

Acomodar-se no modelo de pessoa física por medo da burocracia de um CNPJ é o erro que mais custa dinheiro.

• O Risco: Pagar impostos altíssimos. Como mostramos em nossa análise definitiva sobre Pessoa Física ou Jurídica, a carga tributária no CPF pode facilmente chegar em 47,5%, enquanto no CNPJ, com planejamento, pode começar em 6%. Continuar no Carnê-Leão é, literalmente, rasgar dinheiro.
• A Solução: Análise numérica. Coloque no papel seu faturamento e despesas e compare o imposto a pagar nos dois cenários. Um contador especialista faz essa simulação para você e mostra o momento exato em que a migração para CNPJ se torna uma necessidade urgente.

Erro 3: Não Emitir Nota Fiscal para Todos os Pacientes

A tentação de não emitir nota para um pagamento em dinheiro ou PIX para “economizar” no imposto é uma armadilha perigosa.

• O Risco: Sonegação fiscal. Este é o nome do jogo. As consequências são severas: multas que podem chegar a 150% do valor do imposto devido, além de juros. Em casos mais graves, pode ser enquadrado como crime, com implicações legais sérias. Lembre-se, o Fisco cruza dados de cartões de crédito, movimentações bancárias e até mesmo denúncias.
• A Solução: Organização e planejamento. Com o planejamento tributário correto e um CNPJ, o imposto sobre cada nota emitida é muito menor, tornando a sonegação não apenas arriscada, mas financeiramente desinteressante.

Erro 4: Contratar Pessoal como “PJ” para Simular uma Parceria (Pejotização)

Contratar sua secretária, ASB ou até mesmo um colega dentista que cumpre horário e tem subordinação como se fosse uma “empresa” prestadora de serviços é um dos maiores passivos ocultos em clínicas.

• O Risco: Processos trabalhistas. A Justiça do Trabalho pode facilmente reconhecer o vínculo empregatício, obrigando a clínica a pagar retroativamente todos os direitos dos últimos 5 anos: férias, 13º, FGTS, horas extras e multas. O prejuízo pode ser astronômico.
• A Solução: Assessoria jurídica e contábil. Entenda as formas corretas de contratação. Para a equipe, o registro em carteira (CLT) é a forma mais segura. Para colegas dentistas, existem contratos de parceria e locação de espaço que são legais, desde que não configurem subordinação.

Erro 5: Deduzir Despesas Pessoais ou Indevidas

Lançar no Livro-Caixa ou nas despesas da empresa gastos que não têm relação direta com a atividade do consultório.

• O Risco: Glosa pela Receita Federal e autuação na malha fina. As despesas de supermercado, a parcela do seu carro particular, a escola dos filhos ou a reforma da sua casa não são custos do consultório. Tentar deduzi-los é um erro facilmente detectável pelo Fisco.
• A Solução: Disciplina e documentação. A regra é simples: a despesa é necessária para a geração de receita do consultório? Se a resposta for sim, ela pode ser deduzida (e você deve ter a nota fiscal para comprovar). Na dúvida, pergunte ao seu contador.

Erro 6: Errar no Enquadramento Tributário do CNPJ

Achar que, uma vez com o CNPJ, todos os problemas acabaram. Escolher o regime tributário errado (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real) ou não gerenciar o Fator R pode ser tão caro quanto ficar no CPF.

• O Risco: Pagar 15,5% de imposto no Simples Nacional quando, com um ajuste no pró-labore, poderia estar pagando 6%. Ou estar no Lucro Presumido com uma alta margem de lucro, pagando mais imposto do que deveria.
• A Solução: Revisão anual do planejamento tributário. A realidade da sua clínica muda. Seu faturamento aumenta, você contrata mais gente. Seu contador deve, no mínimo uma vez por ano, reavaliar seu enquadramento para garantir que você esteja sempre na opção mais econômica.

Erro 7: Ter um Contador que é Apenas um “Entregador de Guias”

Este é um erro estratégico. Achar que a função da contabilidade é apenas calcular e enviar o imposto do mês.

• O Risco: Estagnação. Você paga seus impostos em dia, mas não tem clareza sobre a saúde financeira do seu negócio. Não sabe sua lucratividade, seu ponto de equilíbrio e não tem um parceiro para discutir estratégias de crescimento.
• A Solução: Mudar sua mentalidade. Enxergue a contabilidade como um investimento, não um custo. Busque um parceiro consultivo que te ofereça relatórios gerenciais e atue como um verdadeiro co-piloto do seu negócio. O desafio, claro, é saber identificar esse profissional. É por isso que saber como contratar a contabilidade certa para dentistas em São Paulo é o primeiro passo para evitar este erro estratégico.

Conclusão: O Melhor Tratamento é a Prevenção

Assim como na odontologia, a prevenção é sempre mais barata e menos dolorosa que o tratamento de uma doença já instalada. A saúde fiscal do seu consultório segue a mesma lógica. Evitar estes 7 erros comuns não exige um esforço hercúleo, mas sim disciplina e, acima de tudo, a orientação de um parceiro especialista.

A tranquilidade de saber que sua clínica está 100% em conformidade é um ativo inestimável. Permite que você durma em paz e dedique sua energia e talento ao que, como descrevemos em nosso Guia Definitivo, é a sua verdadeira paixão: a excelência clínica.Solicite um Check-up Fiscal gratuito com a equipe da Portobello. Vamos analisar sua situação atual e garantir que você não esteja exposto a nenhum desses riscos.