Escolher um parceiro de contabilidade para o seu consultório em São Paulo é uma das decisões de negócio mais importantes que você irá tomar. É uma relação de longo prazo baseada em confiança e expertise. Contratar a contabilidade errada pode resultar em pagamento de impostos a mais, riscos fiscais e, o pior, noites de sono perdidas. Contratar a certa, por outro lado, pode acelerar seu crescimento e aumentar sua lucratividade.

Mas em um mercado tão grande como o de São Paulo, como diferenciar o verdadeiro especialista de um generalista bem-intencionado? Como saber se você está contratando um parceiro estratégico ou apenas um “entregador de guias”?

A resposta está em fazer as perguntas certas. Preparamos um roteiro com as 5 perguntas cruciais que todo dentista deve fazer antes de assinar um contrato de prestação de serviços contábeis. Use este guia como seu checklist para tomar uma decisão informada e segura.

Por que uma Contabilidade Genérica é um Risco?

Antes das perguntas, entenda isto: o contador que atende uma padaria, uma agência de publicidade e uma oficina mecânica não pode, por mais competente que seja, conhecer as profundezas do universo odontológico. Ele não lida diariamente com as regras do CROSP, com as especificidades da vigilância sanitária (COVISA/ANVISA), com as estratégias do Fator R ou com os erros fiscais mais comuns que dentistas cometem. Escolher um generalista é escolher correr riscos desnecessários.

Agora, vamos ao seu roteiro de entrevista.

As 5 Perguntas que Definem a Escolha Certa

Pergunta 1: “Qual a sua experiência real e comprovada com dentistas e clínicas odontológicas aqui em São Paulo?”

• Por que é Importante? Esta pergunta separa imediatamente os especialistas dos aventureiros. A experiência no nicho significa que eles já conhecem seu dia a dia, suas dores e as soluções que funcionam. A experiência local (em São Paulo) garante que eles dominam a burocracia municipal específica.
• A Resposta que Você Quer Ouvir: “Ótima pergunta. A área da saúde é nosso foco principal, e atendemos dezenas de dentistas e clínicas em São Paulo, desde consultórios no Tatuapé e Pinheiros até clínicas maiores em Santo André. Conhecemos os trâmites da JUCESP, do CCM da capital, da COVISA/ANVISA e, claro, do CROSP. Nossa especialidade é aplicar o Fator R para garantir que nossos clientes dentistas paguem a menor alíquota possível no Simples Nacional.”

Pergunta 2: “Vocês me ajudarão com um planejamento tributário proativo para reduzir meus impostos?”

• Por que é Importante? Esta pergunta vai ao cerne da dor de todo dentista: a alta carga tributária. A resposta aqui diferencia quem resolve seu problema de quem apenas cumpre uma obrigação.
• A Resposta que Você Quer Ouvir: “Com certeza. Este é o coração do nosso trabalho. Nosso primeiro passo, antes mesmo de você se tornar cliente, é fazer um diagnóstico e planejamento tributário. Vamos simular seu cenário no CPF vs. CNPJ, no Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real, e apresentar em números claros qual a estrutura mais econômica para você. Nosso objetivo não é apenas manter você em dia, é fazer você economizar.”

Pergunta 3: “Seu serviço é apenas reativo ou posso contar com uma assessoria consultiva para me ajudar a gerir o negócio?”

• Por que é Importante? Você não quer um bombeiro, que só aparece quando há um incêndio (um problema com o Fisco). Você quer um arquiteto, que ajuda a construir uma estrutura forte.
• A Resposta que Você Quer Ouvir: “Nós somos uma contabilidade consultiva. Isso significa que, além de cuidar de 100% da sua conformidade fiscal, nós geramos relatórios de gestão financeira para o seu consultório. Mensalmente, você terá acesso a indicadores como lucratividade, ponto de equilíbrio e ticket médio. Mais do que isso, nós te ajudamos a interpretar esses números e a tomar decisões para o crescimento da sua clínica.”

Pergunta 4: “Como a tecnologia é usada para otimizar nosso tempo e comunicação?”

• Por que é Importante? Sua rotina é corrida. Você não tem tempo para lidar com papelada, malotes ou processos manuais. Uma contabilidade moderna deve usar a tecnologia a seu favor, não contra.
• A Resposta que Você Quer Ouvir: “Usamos uma plataforma digital centralizada. Por lá, você envia documentos de forma segura, acessa todas as suas guias de impostos, relatórios e tem um canal de comunicação direto e rápido com nossa equipe. A tecnologia é nossa aliada para que a contabilidade ocupe o mínimo de tempo possível na sua agenda.”

Pergunta 5: “Qual a estrutura da sua equipe e quem será meu ponto de contato principal?”

• Por que é Importante? Você precisa saber se será atendido por um especialista sênior ou se seu consultório será apenas mais um número em uma esteira de produção de uma contabilidade online de baixo custo.
• A Resposta que Você Quer Ouvir: “Temos uma equipe de especialistas dedicados à área da saúde. Você terá um gerente de contas principal, que conhecerá a fundo a sua realidade e será seu ponto de contato direto para qualquer dúvida ou estratégia. Nosso atendimento é humanizado e pessoal.”

Sinais de Alerta: Fuja Destas Armadilhas

• Preços muito abaixo do mercado: Muitas vezes indicam um serviço superficial que pode custar caro no futuro.
• Promessas de “não pagar imposto”: Fórmulas mágicas não existem. O trabalho sério envolve planejamento para pagar o mínimo, dentro da lei.
• Dificuldade para conseguir respostas claras: Se na prospecção a comunicação já é ruim, imagine depois de assinar o contrato.

Conclusão: Sua Clínica Merece um Especialista

Contratar a contabilidade certa para seu consultório em São Paulo é um dos investimentos mais inteligentes que você pode fazer. É a fundação sobre a qual todo o seu crescimento será construído. Não se contente com um serviço genérico. Use estas perguntas como seu guia, ouça as respostas com atenção e escolha um parceiro que demonstre expertise, proatividade e um interesse genuíno no seu sucesso.

Como nosso Guia Definitivo estabelece, uma parceria forte é a base de tudo.

Na Portobello, temos orgulho em dizer que nossa estrutura foi desenhada para responder “sim” com confiança e exemplos práticos a cada uma dessas perguntas.Agende uma conversa sem compromisso e faça você mesmo o teste. Estamos prontos para ser o parceiro que a sua clínica merece.